Pracownik zauważa, że w firmie dochodzi do poważnych nieprawidłowości. Może chodzić o korupcję, naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska albo zamówień publicznych. Chciałby zgłosić problem, ale jednocześnie obawia się, że po jego zgłoszeniu straci pracę, zostanie pominięty przy awansie albo zacznie być gorzej traktowany.
Właśnie takim sytuacjom ma przeciwdziałać ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Jej przepisy obowiązują zasadniczo od 25 września 2024 r. i nakładają na określonych przedsiębiorców obowiązek stworzenia systemu przyjmowania zgłoszeń, a osobom zgłaszającym naruszenia zapewniają ochronę przed działaniami odwetowymi.
W praktyce system ochrony sygnalistów ma znaczenie dla obu stron. Pracownik powinien wiedzieć, kiedy rzeczywiście korzysta z ochrony przewidzianej ustawą. Pracodawca musi natomiast pamiętać, że samo przyjęcie procedury w formie dokumentu nie wystarczy. Procedura musi rzeczywiście działać, zapewniać poufność i umożliwiać odpowiednią reakcję na zgłoszenie.
Kim właściwie jest sygnalista?
Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Nie musi to być wyłącznie pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Ustawa obejmuje również między innymi pracowników tymczasowych, osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorców współpracujących z firmą, wspólników, członków organów spółek, pracowników wykonawców i podwykonawców, stażystów, wolontariuszy czy praktykantów. Ochrona może dotyczyć także osoby, która dopiero uczestniczy w rekrutacji, oraz osoby, której współpraca z firmą już się zakończyła.
To ważne, ponieważ w praktyce osoba posiadająca wiedzę o nieprawidłowościach nie zawsze znajduje się w klasycznym stosunku pracy z przedsiębiorcą.
Przykładowo specjalista współpracujący ze spółką na podstawie umowy B2B może uzyskać w czasie wykonywania usług informacje o naruszeniu prawa. Sam fakt, że nie jest pracownikiem etatowym, nie wyłącza możliwości uzyskania statusu sygnalisty.
Czy każde zgłoszenie problemu w pracy oznacza, że pracownik jest sygnalistą?
Nie.
To jedno z najważniejszych praktycznych zastrzeżeń. Ustawa nie obejmuje wszystkich możliwych konfliktów i nieprawidłowości występujących w miejscu pracy.
Ustawowy katalog dotyczy określonych dziedzin prawa. Są to między innymi korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo produktów i transportu, ochrona środowiska, bezpieczeństwo żywności, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów, ochrona prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych czy interesy finansowe Skarbu Państwa i Unii Europejskiej.
Co istotne, prawo pracy jako takie nie zostało objęte tym katalogiem. Oznacza to, że samo zgłoszenie na przykład sporu o wynagrodzenie, nieprawidłowo rozliczanych nadgodzin czy innych typowych naruszeń prawa pracy nie powoduje automatycznie zastosowania ustawy o ochronie sygnalistów. Państwowa Inspekcja Pracy również zwraca uwagę na to rozróżnienie.
Pracodawca może jednak rozszerzyć swoją wewnętrzną procedurę i dopuścić również zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w przedsiębiorstwie regulacji wewnętrznych albo standardów etycznych, jeżeli zostały one ustanowione na podstawie przepisów prawa i są z nimi zgodne.
Dlatego przy każdym zgłoszeniu trzeba najpierw ustalić, czego dokładnie ono dotyczy i na jakiej podstawie prawnej zostało dokonane.
Kiedy sygnalista uzyskuje ochronę?
Ochrona nie rozpoczyna się dopiero wtedy, gdy pracodawca potwierdzi, że opisane przez pracownika naruszenie rzeczywiście miało miejsce.
Zgodnie z ustawą sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeżeli miał uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana przez niego informacja była w chwili zgłoszenia prawdziwa i dotyczyła naruszenia prawa.
Nie oznacza to więc, że sygnalista musi najpierw samodzielnie udowodnić naruszenie. Może zgłosić również uzasadnione podejrzenie albo informację dotyczącą potencjalnego naruszenia, które prawdopodobnie dopiero nastąpi.
Z drugiej strony ochrona sygnalisty nie jest ochroną osoby świadomie przekazującej fałszywe informacje. Ustawa przewiduje odpowiedzialność osoby, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło. Takie zachowanie może stanowić przestępstwo zagrożone grzywną, ograniczeniem wolności albo pozbawieniem wolności do 2 lat.
Który pracodawca musi mieć procedurę dla sygnalistów?
Co do zasady obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotu, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.
Nie chodzi przy tym wyłącznie o liczbę pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Przy obliczaniu tego progu uwzględnia się również określone osoby wykonujące pracę za wynagrodzeniem na innych podstawach prawnych. Pracowników uwzględnia się natomiast w przeliczeniu na pełne etaty.
Od progu 50 osób istnieją również wyjątki. Nie ma on zastosowania do określonych podmiotów prowadzących działalność między innymi w zakresie usług i produktów finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu czy ochrony środowiska, jeżeli działalność ta jest objęta wskazanymi w ustawie regulacjami unijnymi.
Mniejsze przedsiębiorstwa, które nie mają ustawowego obowiązku wprowadzenia systemu zgłoszeń wewnętrznych, mogą zrobić to dobrowolnie.
Jak powinna zostać wprowadzona procedura zgłoszeń?
Pracodawca nie powinien po prostu przygotować regulaminu i przesłać go pracownikom.
Projekt procedury trzeba wcześniej skonsultować z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa – z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz przedsiębiorcy, wyłonionymi zgodnie z zasadami przyjętymi w danym podmiocie.
Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury. Sama procedura zaczyna obowiązywać po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.
O procedurze trzeba pamiętać również podczas rekrutacji. Osoba ubiegająca się o pracę albo rozpoczynająca negocjacje dotyczące innej formy współpracy powinna otrzymać informację o funkcjonującej procedurze już wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji.
Co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Procedura powinna przede wszystkim wskazywać, kto przyjmuje zgłoszenia, w jaki sposób można ich dokonywać oraz kto odpowiada za późniejszą weryfikację informacji i prowadzenie dalszego postępowania.
Nie może więc wyglądać tak, że pracodawca tworzy specjalny adres e-mail, ale nikt nie wie, kto ma skrzynkę sprawdzać, w jaki sposób reagować na wiadomości i komu wolno zapoznać się z ich treścią.
Ustawa wymaga między innymi wskazania bezstronnej osoby lub jednostki odpowiedzialnej za działania następcze. Procedura powinna również regulować sposób postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi i zawierać informacje umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu albo Rzecznika Praw Obywatelskich.
Kanały powinny pozwalać co najmniej na dokonywanie zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie pisemne może mieć formę papierową albo elektroniczną. Jeżeli natomiast sygnalista chce dokonać zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania, na jego wniosek powinno ono zostać zorganizowane w terminie 14 dni.
Pracodawca musi odpowiedzieć na zgłoszenie
Samo odebranie wiadomości nie kończy obowiązków firmy.
Jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu, przyjęcie zgłoszenia powinno zostać potwierdzone w terminie 7 dni.
Następnie przedsiębiorca powinien z należytą starannością podjąć działania następcze. Może to oznaczać przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, sprawdzenie dokumentów, rozmowy z odpowiednimi osobami, zabezpieczenie materiałów albo podjęcie działań zmierzających do usunięcia stwierdzonego naruszenia.
Informacja zwrotna powinna zostać przekazana sygnaliście zasadniczo w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Pracodawca prowadzi także rejestr zgłoszeń wewnętrznych, obejmujący między innymi numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, datę jego dokonania, informacje o działaniach następczych i datę zakończenia sprawy.
Czy pracodawca może ujawnić, kto dokonał zgłoszenia?
Co do zasady nie.
Dane pozwalające ustalić tożsamość sygnalisty nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym bez jego wyraźnej zgody. Ochroną objęta jest również poufność danych osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu.
Dostęp do zgłoszeń mogą mieć wyłącznie odpowiednio upoważnione osoby, które są zobowiązane do zachowania uzyskanych informacji w tajemnicy również po zakończeniu zatrudnienia lub współpracy.
W praktyce oznacza to, że kanałem zgłoszeniowym nie powinna być zwykła skrzynka e-mail dostępna dla całego działu HR albo kilku przypadkowych pracowników administracji.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy samo w sobie może prowadzić do odpowiedzialności karnej.
Przed czym chroniony jest pracownik będący sygnalistą?
Podstawową zasadą jest zakaz działań odwetowych.
Pracodawca nie może zwolnić pracownika dlatego, że ten dokonał chronionego zgłoszenia. Zakaz jest jednak znacznie szerszy niż samo wypowiedzenie umowy.
Działaniem odwetowym może być obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, przeniesienie na niższe stanowisko, niekorzystna zmiana miejsca lub czasu pracy, negatywna ocena, nałożenie kary dyscyplinarnej, pomijanie przy szkoleniach, zastraszanie, wykluczenie, mobbing czy dyskryminacja. Ustawa obejmuje nawet groźbę albo próbę zastosowania takich działań.
Przykładowo pracodawca może oczywiście nadal oceniać pracę sygnalisty i podejmować wobec niego decyzje kadrowe. Status sygnalisty nie daje pracownikowi całkowitej „nietykalności”. Problem pojawia się wtedy, gdy niekorzystna decyzja jest skutkiem dokonanego zgłoszenia.
To pracodawca może być zobowiązany do wykazania, że nie stosował odwetu
Z punktu widzenia sporów z pracownikami szczególne znaczenie ma zasada dotycząca ciężaru dowodu.
Jeżeli wobec sygnalisty zostanie podjęte działanie mogące stanowić odwet, to na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że jego decyzja nie była działaniem odwetowym.
Ma to bardzo praktyczne konsekwencje.
Wyobraźmy sobie pracownika, który dokonuje zgłoszenia, a dwa tygodnie później zostaje pominięty przy awansie albo otrzymuje wypowiedzenie. Pracodawca powinien być w stanie wykazać, że decyzja miała obiektywne przyczyny niezwiązane ze zgłoszeniem – na przykład wynikała z wcześniejszych wyników pracy, reorganizacji albo innych odpowiednio udokumentowanych okoliczności.
Dlatego po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty szczególnie istotne staje się prawidłowe dokumentowanie decyzji kadrowych.
Jakich roszczeń może dochodzić sygnalista?
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, może dochodzić odszkodowania albo zadośćuczynienia.
Ustawa przewiduje, że wysokość odszkodowania nie może być niższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane przez Prezesa GUS do celów emerytalnych.
Na tym konsekwencje się nie kończą.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty jest również zagrożone odpowiedzialnością karną. Sprawcy może grozić grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, a w przypadku uporczywego działania – do 3 lat. Karalne jest także utrudnianie dokonania zgłoszenia oraz bezprawne ujawnienie tożsamości sygnalisty.
Czy pracownik musi najpierw zgłosić sprawę pracodawcy?
Nie zawsze.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego, czyli przekazać informację bezpośrednio swojej firmie, ale może również skorzystać ze zgłoszenia zewnętrznego.
Co ważne, zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Jest ono kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego.
Oznacza to, że przedsiębiorca nie może zakładać, że każda nieprawidłowość najpierw trafi na jego wewnętrzną skrzynkę i dopiero później do organu państwowego.
Ustawa przewiduje również możliwość ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu, ale ochrona w takim przypadku zależy od spełnienia dodatkowych warunków.
Procedura nie może być tylko dokumentem „do szuflady”
Dla pracodawcy największym błędem byłoby potraktowanie ustawy wyłącznie jako kolejnego obowiązku polegającego na stworzeniu regulaminu.
Procedura musi zapewniać realną poufność zgłoszeń, odpowiednie upoważnienia dla osób mających dostęp do informacji, możliwość przeprowadzenia bezstronnego postępowania wyjaśniającego oraz przestrzeganie ustawowych terminów.
Państwowa Inspekcja Pracy zwracała uwagę już przy wejściu przepisów w życie, że w interesie przedsiębiorcy leży stworzenie procedury, która rzeczywiście funkcjonuje, zamiast kolejnego wewnętrznego dokumentu, którego nikt w praktyce nie stosuje.
Nieustanowienie wymaganej procedury albo ustanowienie jej z istotnym naruszeniem ustawowych wymogów może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie i karą grzywny.
Ustawa o ochronie sygnalistów zmieniła sposób, w jaki przedsiębiorcy powinni reagować na informacje o określonych naruszeniach prawa pojawiających się wewnątrz organizacji.
Dla pracownika najważniejsze jest to, że prawidłowo dokonane zgłoszenie może dawać ochronę przed zwolnieniem, obniżeniem wynagrodzenia, pominięciem przy awansie, mobbingiem, dyskryminacją oraz innymi formami odwetu. Ochrona nie zależy przy tym od tego, czy późniejsze postępowanie ostatecznie potwierdzi naruszenie – znaczenie ma między innymi to, czy w chwili dokonywania zgłoszenia sygnalista miał uzasadnione podstawy uważać przekazywaną informację za prawdziwą.
Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest natomiast prawidłowe ustalenie, czy przedsiębiorstwo jest zobowiązane do posiadania procedury, stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń, zachowanie poufności, odpowiednie dokumentowanie postępowania oraz unikanie działań, które po zgłoszeniu mogłyby zostać uznane za odwet.
Trzeba też pamiętać, że nie każdy konflikt w miejscu pracy i nie każde naruszenie prawa pracy jest automatycznie zgłoszeniem sygnalistycznym. Każdą sytuację należy ocenić w odniesieniu do zakresu ustawy i konkretnego przedmiotu zgłoszenia.
Źródła: Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), Ministerstwo Sprawiedliwości, Państwowa Inspekcja Pracy
Foto: Pexels.com / Pavel Danyluk