Świadectwo pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów wydawanych pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia. Choć w praktyce często bywa traktowane jako zwykłe potwierdzenie pracy u danego pracodawcy, jego znaczenie jest znacznie szersze. To właśnie na podstawie świadectwa pracy kolejny pracodawca może ustalić między innymi okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, tryb rozwiązania umowy, wykorzystany urlop wypoczynkowy, okresy korzystania z uprawnień rodzicielskich czy informacje istotne dla przyszłych świadczeń pracowniczych i ubezpieczeniowych.
Dobrze sporządzone świadectwo pracy porządkuje historię zatrudnienia pracownika. Błędne, niepełne albo wydane z opóźnieniem może natomiast wywołać realne problemy – zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Dlatego warto wiedzieć, kiedy taki dokument należy wydać, co powinno się w nim znaleźć i jak postępować, gdy zawiera nieprawidłowości.
Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Co do zasady powinien zrobić to w dniu, w którym ustaje zatrudnienie. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, określony czy na okres próbny. Istotne jest samo zakończenie stosunku pracy.
Świadectwo pracy nie jest dokumentem wydawanym „na prośbę” pracownika w typowej sytuacji zakończenia zatrudnienia. Jest obowiązkiem pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie musi najpierw składać specjalnego wniosku, aby je otrzymać. Pracodawca powinien wydać je z urzędu.
Ważne jest również to, że wydania świadectwa pracy nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca nie może więc odmówić wydania dokumentu tylko dlatego, że pracownik nie zwrócił jeszcze sprzętu służbowego, odzieży roboczej, telefonu, laptopa czy innych powierzonych mu przedmiotów. Takie sprawy mogą być rozliczane osobno, ale nie mogą blokować wydania świadectwa pracy.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w dniu ustania zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca powinien przesłać je pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Może to nastąpić pocztą lub w inny sposób umożliwiający doręczenie dokumentu.
Szczególna sytuacja pojawia się wtedy, gdy pracownik zostaje ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca nie zawsze musi automatycznie wydawać świadectwo pracy za poprzedni okres zatrudnienia. Pracownik może jednak wystąpić z wnioskiem o jego wydanie, a wniosek taki może zostać złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy ma określoną funkcję i określoną treść. Nie jest miejscem na swobodne komentarze pracodawcy, ocenę pracownika, opis konfliktu między stronami czy subiektywne wyjaśnianie przyczyn zakończenia współpracy. Powinno zawierać konkretne informacje wynikające z przebiegu zatrudnienia.
W świadectwie pracy należy wskazać przede wszystkim okres zatrudnienia, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje, wymiar czasu pracy oraz tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, istotne jest także wskazanie, która strona dokonała wypowiedzenia.
Dokument powinien zawierać również dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy. Dotyczy to między innymi urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Informacja ta jest bardzo ważna, ponieważ nowy pracodawca musi wiedzieć, ile urlopu pracownik już wykorzystał, a ile może mu jeszcze przysługiwać w tym samym roku.
W świadectwie pracy wykazuje się także informacje dotyczące między innymi urlopu bezpłatnego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu wychowawczego, zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, okazjonalnej pracy zdalnej oraz liczby dni, za które pracownik zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego. Są to informacje praktyczne, które pozwalają kolejnemu pracodawcy prawidłowo ustalić zakres wykorzystanych już uprawnień.
W dokumencie mogą znaleźć się również informacje dotyczące okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów nieskładkowych przypadających w czasie zatrudnienia, zajęcia wynagrodzenia za pracę w postępowaniu egzekucyjnym czy należności ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę, ale niezaspokojonych z powodu braku środków finansowych.
Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy zamieścić także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Może mieć to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownik chce udokumentować swoje doświadczenie, poziom wynagrodzenia albo określone kompetencje przy kolejnych rekrutacjach lub w innych sprawach zawodowych.
Czego nie powinno być w świadectwie pracy?
Świadectwo pracy nie powinno zawierać informacji przypadkowych, ocennych ani zbędnych. Pracodawca nie powinien wpisywać do niego opinii o pracowniku, informacji o jakości wykonywanej pracy, komentarzy dotyczących relacji w zespole czy szczegółowych opisów konfliktów, które mogły poprzedzać zakończenie zatrudnienia.
Nie powinno się także rozszerzać treści świadectwa pracy o dane, które nie są przewidziane przepisami albo nie są konieczne do realizacji celu tego dokumentu. Świadectwo pracy ma potwierdzać określone fakty związane z zatrudnieniem, a nie stanowić charakterystykę pracownika.
To rozróżnienie jest ważne, ponieważ świadectwo pracy może być później przedstawiane kolejnym pracodawcom, urzędom lub instytucjom. Umieszczenie w nim nieuprawnionych informacji może naruszać interes pracownika i prowadzić do sporu o sprostowanie dokumentu.
Dlaczego poprawność świadectwa pracy ma tak duże znaczenie?
Błędy w świadectwie pracy mogą wydawać się drobne, ale w praktyce potrafią wywołać poważne konsekwencje. Nieprawidłowo wskazany okres zatrudnienia może wpływać na ustalenie stażu pracy. Błędna informacja o urlopie może spowodować problemy u kolejnego pracodawcy. Nieprawidłowo wpisany tryb rozwiązania umowy może mieć znaczenie w sytuacji, gdy pracownik chce wykazać swoją historię zatrudnienia albo dochodzić określonych praw.
Szczególnie istotne są informacje dotyczące sposobu zakończenia stosunku pracy. Świadectwo pracy powinno precyzyjnie wskazywać tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Nie chodzi tu o opisowe ocenianie sytuacji, ale o prawidłowe oznaczenie faktu prawnego. Błąd w tym zakresie może być dla pracownika szczególnie dotkliwy.
Z perspektywy pracodawcy prawidłowe wystawienie świadectwa pracy jest elementem należytego zakończenia stosunku pracy. Niedbałość w tym zakresie może prowadzić do konieczności sprostowania dokumentu, sporu sądowego, a w określonych przypadkach także do odpowiedzialności finansowej.
Sprostowanie świadectwa pracy
Pracownik, który uważa, że świadectwo pracy zawiera błędy albo niepełne informacje, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Ma na to 14 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy. Wniosek powinien wskazywać, które informacje są nieprawidłowe i jak – zdaniem pracownika – powinny zostać poprawione.
Jeżeli pracodawca uzna wniosek, powinien wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. Jeżeli natomiast odmówi sprostowania, pracownik może wystąpić do sądu pracy. Na wniesienie żądania sprostowania do sądu pracownik ma 14 dni od dnia zawiadomienia go przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa.
W praktyce z wnioskiem o sprostowanie warto wystąpić możliwie szybko, zwłaszcza gdy błąd dotyczy kwestii istotnych dla kolejnego zatrudnienia. Chodzi między innymi o wymiar etatu, okres zatrudnienia, wykorzystany urlop, podstawę rozwiązania umowy czy informacje dotyczące szczególnych uprawnień pracowniczych.
Skutki niewydania świadectwa pracy
Niewydanie świadectwa pracy w terminie może narazić pracodawcę na odpowiedzialność. Pracownik, który poniósł szkodę wskutek niewydania świadectwa pracy albo wydania niewłaściwego świadectwa, może dochodzić odszkodowania. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.
Oprócz odpowiedzialności odszkodowawczej niewydanie świadectwa pracy w terminie może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za to kara grzywny. To pokazuje, że terminowe wydanie świadectwa pracy nie jest wyłącznie kwestią organizacyjną, ale obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy.
Jeżeli pracodawca nie wydaje świadectwa pracy, pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. W określonych sytuacjach może żądać zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli natomiast pracodawca już nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa jest niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.
Świadectwo pracy a kolejny pracodawca
Świadectwo pracy jest dokumentem, który bardzo często ma znaczenie przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia. Nowy pracodawca może na jego podstawie ustalić między innymi dotychczasowy przebieg zatrudnienia, wymiar wykorzystanego urlopu czy korzystanie z określonych uprawnień w danym roku kalendarzowym.
Nie oznacza to jednak, że świadectwo pracy powinno pełnić funkcję opinii o pracowniku. Jego rola jest inna. Ma dostarczać konkretnych danych kadrowych i prawnych, które są potrzebne do prawidłowego ustalenia sytuacji pracownika w kolejnym miejscu pracy. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby dokument był rzetelny, kompletny i zgodny z przepisami.
Pracownik powinien przechowywać świadectwa pracy z kolejnych miejsc zatrudnienia. Mogą być potrzebne nie tylko przy zmianie pracy, ale również przy ustalaniu uprawnień emerytalnych, rentowych, stażowych lub innych świadczeń zależnych od historii zatrudnienia. Utrata takiego dokumentu może później utrudniać wykazanie określonych okresów pracy.
Świadectwo pracy jako obowiązek, a nie dobra wola pracodawcy
Wydanie świadectwa pracy nie zależy od uznania pracodawcy. Nie jest nagrodą za dobrą współpracę ani dokumentem wydawanym tylko wtedy, gdy strony rozstają się w zgodzie. Pracownik ma prawo je otrzymać niezależnie od przyczyny zakończenia zatrudnienia, a pracodawca ma obowiązek je wystawić.
Dotyczy to również sytuacji konfliktowych, zwolnień dyscyplinarnych, rozwiązania umowy za wypowiedzeniem, porozumienia stron czy wygaśnięcia stosunku pracy. Tryb zakończenia zatrudnienia może zostać wskazany w świadectwie pracy, ale sam fakt sporu między stronami nie może być powodem do niewydania dokumentu.
Z tej perspektywy świadectwo pracy pełni ważną funkcję ochronną. Pozwala pracownikowi zamknąć jeden etap zatrudnienia i przejść do kolejnego bez niepotrzebnych przeszkód formalnych. Jednocześnie zabezpiecza interes pracodawcy, ponieważ prawidłowo sporządzony dokument porządkuje informacje o zakończonym stosunku pracy.
Świadectwo pracy jest dokumentem o dużym znaczeniu praktycznym i prawnym. Powinno zostać wydane co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a jego wydania nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Dokument powinien zawierać informacje wymagane przepisami, w szczególności dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju pracy, wymiaru etatu, trybu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy oraz danych potrzebnych do ustalenia uprawnień pracowniczych.
Pracownik powinien dokładnie sprawdzić treść świadectwa pracy po jego otrzymaniu. Jeżeli dokument zawiera błędy, można żądać jego sprostowania. Pracodawca z kolei powinien pamiętać, że niewydanie świadectwa pracy w terminie albo wydanie dokumentu nieprawidłowego może prowadzić do konsekwencji prawnych i finansowych.
W praktyce świadectwo pracy nie jest więc jedynie formalnym zakończeniem współpracy. To dokument, który może wpływać na sytuację zawodową pracownika jeszcze długo po ustaniu zatrudnienia. Właśnie dlatego powinien być sporządzony starannie, terminowo i zgodnie z rzeczywistym przebiegiem pracy.
Źródła:
PIP, gov.pl, pip.gov.pl