Od 1 maja 2026 r. pracownicy zatrudnieni u prywatnych pracodawców będą mogli korzystać z nowych zasad ustalania stażu pracy. To istotna zmiana w Kodeksie pracy, ponieważ dotychczas wiele okresów realnej aktywności zawodowej nie miało znaczenia przy obliczaniu uprawnień pracowniczych. Osoba, która przez kilka lat prowadziła działalność gospodarczą, pracowała na podstawie umowy zlecenia albo wykonywała usługi w ramach innej formy współpracy, często po przejściu na etat była traktowana tak, jakby zaczynała zawodową drogę niemal od początku. Nowelizacja to zmienia.
Koniec fikcji „zerowego stażu” po latach pracy poza etatem
Przez lata polski rynek pracy funkcjonował w modelu, w którym doświadczenie zawodowe zdobywane poza etatem było często widoczne w CV, ale nie zawsze przekładało się na konkretne uprawnienia pracownicze. Pracownik mógł przez kilka lat wykonywać obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą albo współpracować z przedsiębiorcą, a po zawarciu umowy o pracę jego staż liczony według przepisów prawa pracy nie obejmował tych okresów.
Od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym ta zasada zostanie istotnie zmieniona. Przepisy od 1 stycznia 2026 r. obowiązują już wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja obejmą pozostałych pracodawców, czyli przede wszystkim firmy prywatne.
Zmiana nie oznacza jednak, że każda wcześniejsza aktywność zawodowa automatycznie zostanie doliczona do stażu pracy. Pracownik będzie musiał wykazać, że dany okres mieści się w katalogu przewidzianym przez przepisy i odpowiednio go udokumentować.
Co będzie można doliczyć do stażu pracy?
Nowe przepisy rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Do stażu będzie można zaliczyć między innymi prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym także okres korzystania z tak zwanej ulgi na start. Znaczenie będą miały również okresy współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Do stażu pracy będzie można doliczyć także okresy wykonywania umów zlecenia, innych umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, oraz umów agencyjnych. Dotyczy to również współpracy z osobą wykonującą takie umowy. W katalogu znalazły się ponadto okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych.
Istotne znaczenie mają też okresy związane ze sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności gospodarczej, jeżeli za ten czas finansowane były składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje również na możliwość uwzględnienia udokumentowanych okresów pracy zarobkowej wykonywanej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
W praktyce oznacza to, że ustawodawca zaczyna traktować różne formy aktywności zawodowej bardziej równorzędnie. Nie chodzi o zrównanie wszystkich umów z umową o pracę, ale o uznanie, że wcześniejsza praca poza etatem może mieć znaczenie przy późniejszym ustalaniu uprawnień pracowniczych.
Na jakie uprawnienia wpłynie nowy staż?
Zmiana może mieć realne znaczenie dla wielu pracowników, ponieważ staż pracy wpływa na konkretne uprawnienia. Najczęściej mówi się o urlopie wypoczynkowym. Pracownik z krótszym stażem ma co do zasady prawo do 20 dni urlopu, a po osiągnięciu odpowiedniego stażu — do 26 dni. Jeżeli więc wcześniejsze okresy pracy na zleceniu albo prowadzenia działalności gospodarczej zostaną doliczone, część pracowników szybciej uzyska prawo do wyższego wymiaru urlopu.
Nowe zasady mogą mieć także znaczenie dla okresów wypowiedzenia, nagród jubileuszowych, dodatków stażowych czy innych świadczeń i uprawnień, jeżeli zależą one od stażu pracy. Warto jednak pamiętać, że zakres skutków będzie zależał od tego, o jakim uprawnieniu mówimy i jakie przepisy lub regulacje wewnętrzne obowiązują u danego pracodawcy.
W przypadku nakładania się różnych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy ma być wliczany okres najkorzystniejszy. Ma to zapobiec podwójnemu liczeniu tego samego czasu, ale jednocześnie chronić pracownika przed wyborem mniej korzystnego wariantu.
To nie jest zmiana dotycząca emerytur
Bardzo ważne jest odróżnienie stażu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy od stażu emerytalnego. Nowe przepisy nie dotyczą prawa do emerytury i nie zmieniają sposobu obliczania jej wysokości. Oznacza to, że doliczenie określonych okresów do stażu pracy może poprawić sytuację pracownika w relacji z pracodawcą, ale samo w sobie nie oznacza zmiany zasad ustalania świadczeń emerytalnych.
To rozróżnienie jest szczególnie istotne przy uldze na start. Okres korzystania z tej ulgi może mieć znaczenie przy ustalaniu stażu pracy na potrzeby prawa pracy, ale nie należy automatycznie przenosić tego wniosku na zasady emerytalne.
Zaświadczenie z ZUS będzie kluczowe
Aby pracodawca mógł doliczyć określone okresy do stażu pracy, pracownik będzie musiał przedstawić odpowiednie potwierdzenie. W przypadku okresów związanych z ubezpieczeniami społecznymi podstawowym dokumentem będzie zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Od 1 stycznia 2026 r. w systemie eZUS dostępny jest formularz USP, czyli „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”. Wniosek można złożyć wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem konta w eZUS. Nie przewidziano papierowej wersji tego formularza.
ZUS wskazuje, że po pojawieniu się odpowiedzi na koncie w eZUS osoba ubezpieczona albo jej pełnomocnik otrzymuje informację. Jeżeli ma włączone powiadomienia, może dostać ją SMS-em, e-mailem albo w aplikacji mZUS. Pracodawca może natomiast zdalnie sprawdzić autentyczność zaświadczenia wydanego przez ZUS.
Co powinni zrobić pracownicy?
Pracownik, który przed zatrudnieniem na etacie prowadził działalność gospodarczą, pracował na zleceniu, wykonywał usługi na podstawie umów cywilnoprawnych albo ma za sobą inne okresy aktywności objęte nowymi przepisami, powinien sprawdzić, czy może je doliczyć do stażu pracy. W praktyce pierwszym krokiem będzie ustalenie, jakie okresy mogą mieć znaczenie, a następnie wystąpienie do ZUS o odpowiednie zaświadczenie.
Po uzyskaniu dokumentu pracownik powinien przekazać go pracodawcy i zwrócić się o uwzględnienie tych okresów przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Może to mieć znaczenie nie tylko dla przyszłości, ale również dla bieżącego wymiaru urlopu czy innych świadczeń zależnych od stażu.
Co powinni zrobić pracodawcy?
Dla pracodawców prywatnych 1 maja 2026 r. oznacza konieczność przygotowania się do nowych obowiązków kadrowych. Firmy powinny zweryfikować procedury ustalania stażu pracy, poinformować działy HR o nowych zasadach i przygotować się na przyjmowanie zaświadczeń z ZUS.
Zmiana może wymagać przeliczenia uprawnień części pracowników. Dotyczy to zwłaszcza osób, które przed zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę współpracowały z firmą na podstawie umowy zlecenia, kontraktu usługowego albo prowadziły działalność gospodarczą. W takich przypadkach wcześniejsza relacja zawodowa może zacząć wpływać na obecne uprawnienia pracownicze.
Ważna zmiana dla rynku pracy
Nowy sposób liczenia stażu pracy jest jedną z bardziej praktycznych zmian w prawie pracy w 2026 r. Dotyka codziennych spraw: urlopu, okresu wypowiedzenia, dodatków, nagród i innych uprawnień zależnych od stażu. Jej znaczenie będzie szczególnie duże dla osób, które przez lata pracowały poza klasycznym etatem, a następnie przeszły na umowę o pracę.
Nowelizacja nie likwiduje różnic między umową o pracę a innymi formami aktywności zawodowej. Zmienia jednak sposób patrzenia na zawodową historię pracownika. Od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym staż pracy ma być liczony szerzej — tak, aby w większym stopniu uwzględniał rzeczywiste doświadczenie, a nie tylko formalną nazwę wcześniejszej umowy.
Źródła: gov.pl, ZUS, PIP Katowice
Foto: Pexels.com